Aumento da produtividade: a necessidade que torna o Sistema de Gestão da Qualidade essencial em qualquer negócio

O Sistema de Gestão da Qualidade ou simplesmente SGQ é uma ferramenta responsável pelo sistema de aprimoramento constante dos bens e serviços.  É visando a otimização do desempenho e dos serviços, que várias empresas em todo o mundo buscam por referências no modelo de gestão de qualidade. 

Sendo assim, em modelos de negócios distintos, a gestão de qualidade é uma forma de trazer inúmeras melhorias. 

O primeiro deles envolve o desempenho da empresa. Com ela, é possível ter uma estabilidade em relação aos métodos e recursos usados na empresa. Do mesmo modo, se alcança uma consistência dos produtos. Já que existe eficiência nos processos, o que aumenta a qualidade e evita desperdícios. 

E, acima de tudo, a gestão sendo feita de forma adequada, garante a satisfação do cliente, fator de extrema importância. 

Além disso, a gestão de qualidade é importante para estabelecer as melhores práticas na empresa, aumentar a produtividade dos funcionários e de forma interligada, aumentar os lucros. 

O Sistema de Gestão de Qualidade, também conhecido SGD, é formado por vários elementos interligados que tem como intuito atender as políticas de qualidade da empresa.

Portanto, o SGD verifica todos os processos da empresa, e como eles podem ser úteis para melhorar a qualidade dos produtos entregues. Ele determina bons métodos e avalia a empresa de acordo com eles. Assim, é possível ter controle e padronização de processos, e conseguir descobrir quais estratégias funcionam ou não. 

Principais ferramentas de gestão da qualidade

Existem algumas ferramentas que podem ser usadas para identificar problemas nos processos de uma empresa e, a partir desta identificação, eliminá-los de forma a aumentar a sua produtividade, previsibilidade, estabilidade, a qualidade dos produtos e serviços entregues e, por fim, a satisfação dos clientes.

Estas ferramentas ajudam a mensurar e conhecer de forma prática quais são os pontos fracos nos processos internos, indicando possíveis melhorias. A partir de agora, apresentaremos alguns exemplos e suas respectivas aplicabilidades:

Análise SWOT

A análise SWOT é uma ótima ferramenta para ajudar gestores a identificar o que há de forte e fraco em um negócio. Com ela, é possível pautar um desenvolvimento pensando em estratégias que podem funcionar, e conhecer aquelas que apresentam riscos. 

Assim, a análise é feita de acordo com o significado da própria sigla, em inglês teríamos Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. Traduzindo, temos uma sigla composta por Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. 

Logo, em Forças, percebemos os pontos em que existe uma vantagem competitiva em relação à concorrência; em Fraquezas, temos as falhas que podem afetar o desempenho diante dos concorrentes. Já em Oportunidades, são incluídos os aspectos externos que podem favorecer o negócio; e em Ameaças, são incluídos as possíveis tendências do mercado que trazem risco para a empresa.

Diagrama de Pareto

O diagrama é ideal para ordenar os problemas em razão do seu impacto ou relevância ao negócio, facilitando a priorização do que deve ser atacado primeiro, o que é extremamente útil na hora de se otimizar os recursos gerenciais disponíveis – esforços, tempo, equipe e dinheiro – visando ao alcance das metas perseguidas.

Diagrama de Ishikawa

Contudo, se você precisa identificar as causas de problemas específicos, o diagrama de Ishkawa pode te ajudar. O sistema também é conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, ou Diagrama da Espinha de Peixe, e usa a técnica do 6Ms. Ou seja, é feito um levantamento com base em método, matéria-prima, máquina, mão de obra, medida e meio ambiente. Assim, fica mais fácil classificar e identificar as causas. Ela também é muito útil para idêntificar as causas-raízes ou mais arraigadas de um problema, por permitir a organização das próprias causas identificadas numa relação de causa-efeito. Por que isso é importante? Simples. Porque como diz o velho ditado: “para resolver um problema, é preciso cortar o mal pela raiz”. E isso só é possível quando as causas-raízes ou mais arraigadas dquele problema são, de fato, conhecidas.

Fluxograma

Por outro lado, o fluxograma é uma ferramenta que traz uma visão mais ampla do processo de produção de um produto ou de um serviço, por exemplo.  Nele, é feita uma ilustração com o passo a passo de como funciona a produção. Além de utilizar símbolos e figuras para representar cada etapa e ferramenta usada no processo. 

Com ele, toda a equipe consegue ter uma visualização completa do caminho a se percorrido. O que facilita a identificar quais são as operações e seus responsáveis, as interfaces entre os diversos agentes do processo, assim como as tarefas críticas, ou seja, que são mais relevantes ou apresentam um histórico de problemas. Com o fluxograma, a equipe consegue enxergar de forma simples como funciona o processo como um todo, o que pode contribuir para a produtividade do sistema.

Todas as ferramentas expostas até aqui possuem uma ou outra finalidade: ajudar a entender melhor e priorizar os aspectos mais relevantes de um problema a serem resolvidos primeiro (afinal, quando mais específico um problema, mais óbvia se torna sua solução) e ajudar a identificar as causas raízes a serem eliminadas para que o problema seja definitivamente resolvido e não volte a acontecer! 

Agora, chegou a hora de partir para a Ação!

Plano de Ação

O Plano de Ação, como o próprio nome diz, é um plano que reune as ações a serem implantadas com dois objetivos: remover um problema e evitar sua reincidência, eliminando as causas raízes identificadas. Para cada Ação proposta e priorizada, deve ser definido um Prazo e um único Responsável, para se evitar bolas divididas. Em seu formato mais completo, o 5W2H, um plano de Ação pode vir a ter os seguintes campos:

• O que deve ser feito
• O Responsável
• O Prazo
• Como (o detalhamento ou passo-a-passo da Ação)
• Onde a ação deverá ser implantada
• Quanto custará para implantá-la (se for o caso)
• Por que ela deverá ser executada, ou seja, qual o resultado esperado da ação

Conclusão 

Ao longo deste artigo vimos como a gestão de qualidade pode ser fundamental para garantir que seus clientes recebam produtos e serviços capazes de suprir suas expectativas. E muito além disso, percebemos como sistema pode ser ideal para que os gestores tenham um conhecimento amplo sobre a própria empresa. Afinal, para conseguir um produto ou serviço de qualidade, é preciso que todos os processos estejam funcionado de forma adequada. 

Como mostramos aqui, isso inclui inúmeras análises, com auxílio de ferramentas específicas e, eventualmente, o apoio de consultorias especializadas que podem ajudar a conhecer os pontos positivos e negativos do negócio. 

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